Ein reales Beispiel: in einem herstellenden Betrieb wurden einzelne Aufträge zentral verwaltet – handschriftlich. Funktionierte dies an ruhigen Tagen problemlos, ging bei hoher Auslastung – und dies war natürlich der grundsätzlich angestrebte Zustand – regelmäßig der Überblick völlig verloren. Die Probleme waren zahlreich: Status einzelner Aufträge unbekannt, rechtzeitige Fertigstellung zum zugesicherten Liefertermin offen, Mitarbeiter arbeiteten unwissentlich gegen- anstatt miteinander. Die Geschäftsführung hatte verschiedene Ideen, das Problem so anzugehen, wie man es immer gemacht hatte: Laufzettel, Whiteboard & Co. wurden ausprobiert und wieder verworfen. Schließlich kam die Idee auf, eine Softwarelösung zu verwenden. Ohne Recherche oder Konsultierung griff man zum naheliegendsten Softwareprodukt, dem nur zu gut vertrauten, vermeintlichen Schweizer Taschenmesser der Softwarewelt: Excel, der Tabellenkalkulation aus dem Hause Microsoft. Mit großem zeitlichem Aufwand aller Beteiligten wurde versucht, dieses als Quasi-Projektmanagementlösung einzusetzen.

Das Ende war unvermeidlich: nach zahllosen Stunden, endlosem Ärger und Frustration, um die eine, zentrale Excel-Datei auf aktuellem Stand zu halten, kehrte man zurück zu Stift und Papier und den altbekannten Vorgehensweisen und Problemen. Software als Ganzes war als Lösungsweg gescheitert – schließlich hatte man doch Excel probiert und es hatte nicht funktioniert.

Es wird immer Dinge geben, bei denen Ihnen Software nicht weiterhelfen kann. Aber lassen Sie mich Ihnen versichern, dass a) in allen anderen Fällen die richtige Softwarelösung für Ihr Problem etwas ist, mit dem Sie unvorstellbar viel Zeit und Kosten sparen können. Dass b) diese Lösung von Ihnen und Ihren Mitarbeitern bedient werden kann, und dass c) der Hersteller die Herausforderungen Ihrer Branche nur zu gut kennt und jahrelange Erfahrung damit hat, für genau dieses Problem eine Lösung zu bieten.

Meine drei Empfehlungen an Sie, um diese Software-Lösung zu finden:

1. Fragen Sie den Experten Ihres Vertrauens, und das so früh wie möglich! Dies mag unheimlich offensichtlich und naheliegend klingen – trotzdem wird es meiner Erfahrung nach nicht gemacht, was die große Gefahr birgt, sich wie im obigen Beispiel unnötigerweise selbst einzuschränken und in die völlig falsche Richtung zu begeben. Und das, obwohl erfahrungsgemäß heute jedes auch noch so „softwareferne“ Unternehmen einen externen Ansprechpartner oder „IT-Menschen“ hat (schließlich geht es völlig ohne ja nicht mehr). Mein Rat: fragen Sie, und fragen Sie gleich zu Beginn!
2. Haben Sie keine Angst davor, noch jemanden zu befragen, der nur einen Klick entfernt ist: Google. Suchen Sie nach Ihrem Problem zusammen mit den Stichworten „Software“ und/oder „Cloud“. Sie werden binnen zehn Minuten einen Überblick an verfügbaren Lösungen haben, die Ihnen u.U. genau das liefern was Sie suchen. Viele Softwareprodukte laufen heutzutage als sog. Cloud-Anwendung in Ihrem Webbrowser, d.h. Sie müssen weder etwas installieren noch sich Sorgen um eine eigene IT-Infrastruktur machen. Solche Anwendungen bieten auf ihrer Webseite zudem oftmals rund fünfminütige Videos, in denen die Lösung vorgestellt wird. Sortieren Sie auf diese Weise aus, was Ihnen gefällt und was nicht. Und das Beste: fast alle Anbieter derartiger Software bieten eine kostenlose, unverbindliche Testphase.
3. Mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit gibt es für Ihre Branche eine Messe oder Branchenveranstaltung. Selbst wenn der Veranstaltungsort oder -termin ungünstig ist, oder Sie für einen persönlichen Besuch vielleicht einfach keine Zeit haben, liefert die Webseite der Veranstaltung Ihnen eine Liste der Aussteller. Mit etwas Glück ist nach kurzer Recherche genau der richtige Anbieter für Ihre zukünftige Softwarelösung dabei.